Die Verköstigung von Mitarbeitern in der betriebseigenen Kantine bietet sowohl für den Dienstgeber als auch für die Dienstnehmer Vorteile. Dazu zählen der geringere Zeitaufwand für die Essenseinnahme sowie die Möglichkeit der innerbetrieblichen Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.
Nachfolgend werden auszugsweise die umsatzsteuerlichen Konsequenzen der Verköstigung von Mitarbeitern aufgezeigt, je nachdem ob sie entgeltlich (der Unternehmer trägt die Kosten für die Verpflegung), unentgeltlich/begünstigt oder von dritter Seite (ein nicht betriebszugehöriges Unternehmen übernimmt die Verpflegung) erfolgt.
Entgeltliche Verpflegung
Erfolgt die Verköstigung der Mitarbeiter durch eine im eigenen Namen und auf eigene Rechnung des Dienstgebers betriebene Kantine, wobei die Dienstnehmer für das verabreichte Essen zahlen müssen, so stellt die entgeltliche Verpflegung einen Leistungsaustausch dar. Es fällt somit entsprechend der verkauften Produkte Umsatzsteuer von 10 % (z.B. Speisen) bzw. 20 % (z.B. Getränke) an. Die Steuerschuld entsteht im Monat der Verpflegung. Der Vorsteuerabzug des Unternehmers steht in diesem Fall zu.
Unentgeltliche/begünstigte Verpflegung
Müssen die Mitarbeiter nichts für das Essen in der Kantine bezahlen und ist die unentgeltliche Verpflegung nicht Bestandteil des Lohnes, wird davon ausgegangen, dass die Verköstigung der Dienstnehmer im privaten Interesse des Dienstgebers liegt. Beim Dienstgeber kommt es bei unentgeltlicher Verpflegung zu einer Eigenverbrauchsbesteuerung. Bei einer vergünstigten Verpflegung ist der Normalwert (entspricht dem fremdüblichen Preis) als Bemessungsgrundlage anzusetzen. Durch diese beiden Maßnahmen wird sichergestellt, dass für jene Ausgaben, für die sich der Unternehmer zunächst die Vorsteuer geholt hat, die aber schließlich nicht für unternehmerische Zwecke getätigt werden, eine Nachversteuerung mit Umsatzsteuer erfolgt.
Gewährt der Unternehmer seinen Dienstnehmern kostenlose Mahlzeiten, damit sie in der Mittagspause telefonisch erreichbar sind, führt dieser Umstand für sich alleine jedoch nicht dazu, dass kein Eigenverbrauch vorliegt. Hat der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Verpflegung am Arbeitsplatz einen Kostenbeitrag zu leisten, ist dieser umsatzsteuerpflichtig.
Ausnahme: Handelt es sich beim Arbeitgeber um ein Unternehmen des Gast-, Schank- oder Beherbergungsgewerbes, so stellt die unentgeltliche Beherbergung und Verköstigung von Dienstnehmern keinen Eigenverbrauch dar.
Betrieb der Kantine durch Dritte
Leistet der Unternehmer einen Essenszuschuss für seine Dienstnehmer an eine von einem Dritten betriebene Betriebsküche, so handelt es sich bei den geleisteten Zahlungen um sogenanntes „Entgelt von dritter Seite“. Der Dienstgeber hat mangels Leistungsempfängereigenschaft keinen Vorsteuerabzug, da die Rechnung an den jeweiligen Dienstnehmer gestellt wird.
