Die abgabenrechtliche Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und
Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben
etc.). Sie beträgt grundsätzlich sieben Jahre.
Zweck der Aufbewahrung von Belegen ist, die verlässliche Prüfung der Richtigkeit von Buchungen im Interesse der Abgabenerhebung zu ermöglichen. Für Steuerpflichtige, die Bücher und Aufzeichnungen führen, besteht nach der Bundesabgabenordnung eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht.
Beispiel: Eine mit 03.01.2021 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31.12.2028 aufbewahrt werden. Erst am 01.01.2029 darf man die das Jahr 2021 betreffenden Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen ausscheiden.
Längere Aufbewahrungspflichten
Die Unterlagen müssen länger als sieben Jahre aufbewahrt werden, wenn sie für ein anhängiges Verfahren bedeutend sind (Abgabenverfahren: Beschwerde, Betriebsprüfung oder gerichtliches/behördliches Verfahren).
Für folgende Unterlagen bestehen längere Aufbewahrungspflichten:
- Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz – 22 Jahre
- COVID-19-Unterstützungen (Investitionsprämie/Kurzarbeit) – 10 Jahre
- Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stopp-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird – 10 Jahre
Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist.
Was Sie niemals vernichten sollten
Keinesfalls sollten Unterlagen, die zur Beweisführung z.B. in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums- oder Produkthaftungsrecht dienen, vernichtet werden.
Sanktionen bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen
Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzbefugnis durch die Abgabenbehörde ergeben. Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe von bis zu € 5.000 nach sich ziehen kann.
