Insbesondere für Selbständige stellt sich die Frage, ob und inwieweit die für Studienreisen anfallenden Aufwendungen steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.
Die Voraussetzungen für die steuerliche Geltendmachung von Aufwendungen im Zusammenhang mit Studienreisen sind an strenge Maßstäbe geknüpft, wobei folgende Punkte kumulativ bzw. gleichzeitig erfüllt sein müssen. Andernfalls stellen diese Aufwendungen solche der Lebensführung dar und können nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
- Die Planung und Durchführung der Reise müssen im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisation erfolgen oder zumindest eine weitaus überwiegende betriebliche (berufliche) Bedingtheit erkennen lassen. Betriebliche (Mit)Veranlassung reicht nicht aus; die Reisen müssen vielmehr fast ausschließlich betrieblich bedingt sein.
- Die Reise bietet die Möglichkeit, Kenntnisse zu erwerben, die eine einigermaßen konkrete Verwertung im Unternehmen zulassen.
- Das Reiseprogramm und die Durchführung der Reise müssen nahezu ausschließlich auf interessierte Teilnehmer aus dem Tätigkeitsbereich des Steuerpflichtigen ausgerichtet sein, sodass die Reise auf andere Teilnehmer keine Anziehungskraft entfaltet.
- Allgemein interessierende Programmpunkte dürfen nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen, als während einer regelmäßigen betrieblichen Betätigung als Freizeit verwendet wird.
Betrieblicher und einem privater Reiseteil
Bei Reisen mit einem betrieblichen und einem privaten Reiseteil sind die Reise- und Fahrtkosten hinsichtlich des betrieblich veranlassten Reiseteils nur dann abzugsfähig, wenn die beiden Reiseteile klar voneinander abgrenzbar sind. Im Fall einer untrennbaren Vermengung von betrieblichen und privaten Komponenten liegt keine betriebliche Veranlassung vor.
Die Teilnahme an einem Kongress, verbunden mit sportlichen und allgemein interessierenden Aktivitäten, ist nicht absetzbar. Zudem stellt die Unüblichkeit des gewählten Veranstaltungsortes in Bezug auf den Teilnehmerkreis und/oder das Programm regelmäßig ein Indiz für eine private Veranlassung dar, wie etwa ein Ärztekongress auf einem Kreuzfahrtschiff. Ebenso kann die Begleitung eines Angehörigen ein Indiz für eine private Veranlassung darstellen.
Zu den abzugsfähigen Kosten einer anerkannten Studienreise gehören Fahrtkosten, Hotelkosten, der Verpflegungsmehraufwand (Tagessätze) sowie Kursgebühren. Selbst wenn die Reise insgesamt nicht als Studienreise anerkannt wird, können aber eindeutig abgrenzbare Fortbildungskosten (z.B. Teilnahmegebühren für Fortbildungsveranstaltungen, Erwerb von schriftlichen Kongressunterlagen) abzugsfähig sein.
Tipp
Der Steuerpflichtige hat anhand des Reiseprogrammes nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen, welche Tagesstunden an welchen Tagen beruflichen und privaten Zwecken gedient haben. Eine pauschale Angabe über Arbeitszeiten ist nicht ausreichend. Um die Aufwendungen für eine Studienreise steuerlich geltend machen zu können, empfiehlt sich daher eine genaue Dokumentation der Reise samt Zeitaufzeichnungen, Kongressunterlagen und ähnlichem.
